Quy trình nghiệp vụ của Thư viện Trường Đại học Điện lực

1. QUY TRÌNH BIÊN MỤC TÀI LIỆU

Tiếp nhận tài liệu → Kiểm tra, đánh giá và phân kho → Xử lý nghiệp vụ → In, dán nhãn → Bàn giao về kho

• Nhận tài liệu mới và đối chiếu danh sách bàn giao.
• Kiểm tra tình trạng tài liệu, xác định kho lưu trữ.
• Phân loại, biên mục, gán số ĐKCB, từ khóa và cập nhật vào phần mềm thư viện.
• Scan bìa, in nhãn, dán gáy và nhãn từ.
• Bàn giao tài liệu về các kho, sắp xếp đúng vị trí để phục vụ bạn đọc.

2. QUY TRÌNH BỔ SUNG TÀI LIỆU

Lập kế hoạch → Tiếp nhận đề xuất → Rà soát, tổng hợp → Trình duyệt → Mua/bổ sung → Tiếp nhận

• Hằng năm, Thư viện lập kế hoạch bổ sung tài liệu.
• Các đơn vị, khoa chuyên môn đăng ký danh mục tài liệu cần bổ sung.
• Thư viện kiểm tra tài liệu trùng lặp, rà soát nhu cầu và tổng hợp danh mục.
• Trình danh mục để Ban Giám hiệu phê duyệt.
• Sau khi được duyệt, chuyển danh mục cho đơn vị liên quan thực hiện bổ sung.
• Thư viện tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu và lập biên bản giao nhận tài liệu.

3. QUY TRÌNH MƯỢN – TRẢ TÀI LIỆU

Xác nhận quyền sử dụng → Tra cứu → Lập phiếu mượn → Tìm tài liệu → Làm thủ tục mượn → Trả/gia hạn → Xử lý vi phạm → Xếp lại kho

• Bạn đọc xuất trình giấy tờ để xác nhận quyền sử dụng thư viện.
• Tra cứu tên tài liệu, mã xếp giá và số ĐKCB.
• Lập phiếu yêu cầu mượn.
• Cán bộ thư viện tìm tài liệu trong kho.
• Cập nhật giao dịch mượn trên phần mềm và giao tài liệu.
• Khi trả, kiểm tra tình trạng tài liệu và cập nhật hoàn tất giao dịch.
• Thực hiện gia hạn hoặc xử lý tài liệu quá hạn, hư hỏng nếu có.
• Xếp tài liệu trở lại đúng vị trí, sẵn sàng phục vụ lượt tiếp theo.

4. QUY TRÌNH SỐ HÓA TÀI LIỆU

Lập kế hoạch → Lập danh mục → Kiểm tra trùng → Ghi mượn → Scan → Xử lý file → Kiểm tra → Lập danh mục → Báo cáo → Lưu trữ

• Lập kế hoạch và danh mục tài liệu cần số hóa.
• Kiểm tra trên phần mềm để loại bỏ tài liệu trùng.
• Ghi nhận việc mượn tài liệu trước khi đưa đi số hóa.
• Tiến hành scan tài liệu với các thông số phù hợp.
• Xử lý file scan: xoay, cắt, quét lại trang lỗi và giảm dung lượng.
• Kiểm tra chất lượng file, phát hiện trang mờ, thiếu, lỗi hoặc sai thứ tự.
• Hoàn thiện file PDF và lập danh mục tài liệu đã số hóa.
• Báo cáo kết quả, nộp file hoàn chỉnh.
• Chuyển file đến bộ phận xử lý kỹ thuật và lưu trữ trên máy chủ/ổ lưu trữ.

Tham khảo chi tiết: Quy trình nghiệp vụ của Thư viện Trường Đại học Điện lực